Klauzula informacyjna

KLAUZULA INFORMACYJNA
DLA PRACOWNIKA IMiD

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) („RODO”) Instytut Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie przekazuje następujące informacje w związku z przetwarzaniem Pana/i danych osobowych w związku z zatrudnieniem w IMiD.

1. Dane administratora danych osobowych

Instytut Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie działający pod adresem ul. Kasprzaka 17A, 01-211 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000050095, NIP: 5250008471, Regon: 000288395 („Instytut”).

Z Instytutem można kontaktować się w następujący sposób:

1) kierując pismo na adres jego siedziby;

2) elektronicznie:

a) za pośrednictwem korespondencji mailowej na adres: dyr@imid.med.pl;

b) za pośrednictwem platformy ePUAP na adres: /IMiDWarszawa/SkrytkaESP.

2. Dane Inspektora Ochrony Danych Instytutu

Sylwia Matuszewska, e-mail: iod@imid.med.pl

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych:

1)	zawarcie umowy o pracę;	art. 6 ust. 1 lit. b RODO
2)	ocena zdolności do wykonywania pracy na zatrudnionym stanowisku	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 1 lit. h RODO w zw. z przepisami ustawy Kodeks pracy
3)	prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej;	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z art. 94 pkt 9a ustawy Kodeks pracy
4)	prowadzenie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej	art. 6 ust. 1 lit. e RODO
5)	weryfikacja, czy Pana/i dane, są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz informacje z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych przepisami szczególnymi lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego;	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 10 RODO w zw. z art. 21 ust. 2-8 ustawy o o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich
6)	kontaktowania się w sytuacjach nagłych (konieczność zapewnienia właściwej organizacji udzielania świadczeń zdrowotnych, funkcjonowania Instytutu) z wykorzystaniem prywatnych danych teleadresowych;	art. 6 ust. 1 lit. a RODO
7)	udostępnianie wizerunku w mediach społecznościowych Instytutu, jego stronie internetowej i BIP, materiałach promocyjnych Instytutu;	art. 6 ust. 1 lit. a RODO
8)	zapewnienie Pana/i bezpieczeństwa jako pracownika, zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Instytut na szkodę, zapewnienie ochrony mienia Instytutu – w postaci nagrań z monitoringu wizyjnego; (cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów Instytutu)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 22² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Instytutu;
9)	zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, którym jest zapewnienie prawidłowej organizacji procesu udzielania świadczeń zdrowotnych, działalności badawczo-naukowej lub działalności dydaktycznej)	art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 22³ § 4 w zw. z art. 22³ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
10)	zapewnienie Panu/i ochrony życia i zdrowia jako pracownika lub innych osób lub ochrony mienia – w postaci kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu; (cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów Instytutu)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 22^1c § 1 w zw. z art. 22^1eustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Instytutu;
11)	wypełnianie obowiązków prawnych w zakresie ubezpieczenia społecznego, obliczania i odprowadzania podatku dochodowego, dokonywania potrąceń z wynagrodzenia, uczestniczenia w organizacji innych instytucji rynku pracy	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych, przepisami podatkowymi (m.in. Ordynacja podatkowa, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), przepisami ustawy Kodeks pracy w zw. z przepisami ustawy Kodeks postępowania cywilnego lub ustawy Prawo upadłościowe, przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
12)	wypełnianie obowiązków prawnych w zakresie właściwego prowadzenia dokumentacji medycznej;	art 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia;
13)	powoływanie do pełnienia funkcji w zespołach, komisjach i komitetach wewnętrznych Instytutu;	art 6 ust. 1 lit. c w zw. z przepisami ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, przepisami ustawy o publicznej służbie krwi, przepisami ustawy o zawodzie lekarza i lekarza dentysty lub art. 6 ust. 1 lit e RODO;
14)	wydawanie identyfikatorów i identyfikacja pracowników Instytutu z wykorzystaniem identyfikatorów	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o działalności leczniczej
15)	wydawanie upoważnień i pełnomocnictw;	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 29 RODO, przepisami ustawy Kodeks pracy, ustawy Kodeks cywilny, ustawy o instytutach badawczych
16)	udzielanie informacji publicznej;	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej
17)	oznaczanie drzwi, miejsc pracy, udostępnianie danych kontaktowych na stronie internetowej Instytutu;	art. 6 ust. 1 lit. e RODO
18)	prowadzenie działalności naukowej/statutowej przez Instytut, publikacja wyników z takiej działalności;	art. 6 ust. 1 lit. e RODO
19)	wypełnianie obowiązków prawnych związanych z obroną Ojczyzny oraz możliwym dostępem do informacji niejawnych	art 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o obronie Ojczyzny i o ochronie informacji niejawnych
20)	archiwizacja danych osobowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. lit. j RODO w zw. z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
21)	ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. e RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f RODO

4. Okres przechowywania danych osobowych

Dane będą przechowywane co do zasady przez okres przewidziany w przepisach o archiwizacji dokumentacji pracowniczej, tj. przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy w przypadku stosunków pracy nawiązanych prze1 stycznia 2019 r., a w przypadku umów o pracę zawartych po dniu 1 stycznia 2019 r. – przez 10 lat od ustania stosunku pracy.

Możliwe jest, że niektóre rodzaje danych będą przetwarzane przez krótszy okres – zgodnie z postanowieniami obowiązującej w Instytucie Instrukcji kancelaryjnej lub przyjętymi wewnętrznie zarządzeniami.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

1) organom publicznym na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

2) podmiotom współpracującym z Instytutem na podstawie odpowiedniej umowy i po zastosowaniu odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych służących ich zabezpieczeniu, w szczególności będą to:

a) podmioty świadczące usługi: doradztwa prawnego, audytu, kurierskie lub pocztowe, księgowo-rozliczeniowe;

b) podmioty będące dostawcami oprogramowania używanego do przetwarzania danych osobowych.

6. Prawa podmiotów danych

Przysługuje Panu/i prawo do:

1) dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii;

2) sprostowania danych;

3) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);

4) ograniczenia przetwarzania;

5) wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

6) sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/i danych.

Ma Pan/i prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw - z przyczyn związanych z Pana/i szczególną sytuacją - wobec przetwarzania swoich danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e i f RODO. Instytutowi nie wolno będzie już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/i interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Dodatkowo, jeśli uważa Pan/i, że dane osobowe nie są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, może Pan/i złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
(ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Inne istotne informacje

Podanie danych osobowych, które są niezbędne do wypełnienia przez Instytut obowiązków prawnych, jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do prawidłowej realizacji stosunku pracy.

Pana/i dane osobowe, w ramach współpracy z innymi podmiotami, o której mowa wyżej, będą przekazywane co do zasady na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej (zgodnie z RODO).

Pana/i dane osobowe, w związku z korzystaniem z oprogramowania Microsoft Corporation, będą przekazywane poza obszar EOG – do USA. Przekazywanie danych będzie odbywało się na podstawie decyzji stwierdzającej równoważny stopień ochrony danych osobowych (Microsoft Corporation wpisany jest na listę aktywnych członków Data Privacy Framework).

Instytut nie będzie podejmował decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO, w sposób zautomatyzowany w oparciu o Pana/i dane osobowe.

Oświadczenie pracownika

Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią Klauzuli informacyjnej dla pracowników IMiD.

_____________________________	_____________________________	_____________________________
miejscowość	data	podpis

Klauzula informacyjna – zatrudnieni

Szanowni Państwo,

Szanowni Państwo,

W razie niemożności spełnienia żądania, administrator poinformuje Państwa podając podstawę odmowy niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie miesiąca od dnia żądania.

Administrator Danych Osobowych