Pracownicy IMiD

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA PRACOWNIKÓW

INSTYTUTU MATKI I DZIECKA

Szanowni Państwo,

Zgodnie z art. 13 ust.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dalej: RODO) informuję, iż:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Instytut Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie ul. Kasprzaka 17A, 01-211 Warszawa wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, (dalej „Instytut”) reprezentowany przez Dyrektora Instytutu.
Nadzór nad przestrzeganiem przepisów o Ochronie danych osobowych w Instytucie realizuje Inspektor Ochrony Danych. Dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej iod@imid.med.pl, telefon 22 32 77 495.
Państwa dane osobowe są przetwarzane w formie tradycyjnej oraz elektronicznej.
Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe niezbędne do realizacji niżej wymienionych celów:

a) bieżącej komunikacji wewnątrz i na zewnątrz Instytutu na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO – prawnie uzasadniony interes ADO w postaci kontaktowania się z Państwem i Państwa z innymi osobami w ramach wykonywania obowiązków służbowych. Dane przechowywane będą do ustania potrzeby kontaktu - po ustaniu współpracy zostanie usunięty nadany Państwu adres e-mail, ale nie zawartość skrzynki, zostanie też odebrany ewentualnie przydzielony numer telefonu służbowego;

b) spełnienie obowiązków prawnych pracodawcy, wynikających z właściwych przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) i art. 9 ust. 2 lit b) RODO przez okres czasu przewidziany dla poszczególnych obowiązków przez właściwe przepisy prawa np.:

50 lat od ustania stosunku pracy – dokumentacja pracownicza, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie prawa do emerytury lub renty), a w przypadku umów o pracę zawartych po dniu 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat od ustania stosunku pracy,
po pełnym wykorzystaniu- listy obecności,
3 lata - wnioski urlopowe,
25 lat - dokumentacja związana z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo,
10 lat - dokumentacja związaną z innymi wypadkami i analizy wypadków i chorób zawodowych,
5 lat - dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek przekazane do ZUS,
5 latlicząc od dnia przekazania rozliczeń do ZUS - kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika do ZUS, kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz kopii imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz kopii dokumentów rozliczeniowych korygujących,
do czasu przedawnieniazobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych - dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia,
5 lat - dokumentacja na podstawie, której przyznano świadczenia z ZFŚS, które to korzystały ze zwolnienia w zakresie składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
5 lat - dokumentacja na podstawie której przyznano świadczenia z ZFŚS, od których zostały odprowadzone składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych. dokumenty płatnicze, które są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.

c) spełnienie obowiązków wynikających z RODO np. wydawanie upoważnień lub zachowanie potwierdzenia spełnienia obowiązku informacyjnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO do upływu terminów przedawnienia kar administracyjnych nie dłużej niż 5 lat po zakończeniu stosunku pracy;

d) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO - prawnie uzasadniony interes Instytutu stanowi ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w stosunku do Państwa lub podmiotów zewnętrznych do czasu upływu terminów przedawnienia;

e) zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia poprzez monitoring video i niektórych numerów telefonów wchodzących na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO do czasu utraty przydatności tych danych nie dłużej niż 90 dni od rejestracji zapisu połączenia telefonicznego i 14 dni od rejestracji nagrania video chyba, że zarejestrowane dane stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie – w takich wypadkach dane przetwarzane będą do czasu ich prawomocnego zakończenia;

f) zapewnienie bezpieczeństwa systemu informatycznego poprzez monitoring korzystania z naszej infrastruktury informatycznej (rejestr logowań, właściwe korzystanie z udostępnionych narzędzi informatycznych w czasie pracy), rozumiane jako zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz oraz złośliwym oprogramowaniem (bliższe informacje znajdują się w klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu systemu IT) nie dłużej niż 1 rok chyba, że zarejestrowane dane stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie – w takich wypadkach dane przetwarzane będą do czasu ich prawomocnego zakończenia;

g) zapewnienie bezpieczeństwa osób i spełnienie wymogów prawa poprzez wykorzystanie wizerunku na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO i wyrażonej przez Państwo zgody do czasu utraty przydatności tej danej i najpóźniej do chwili cofnięcia zgody;

h) spełnienie obowiązków prawnych wynikających z art. 541 ust. 7, art. 618, ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny – pracodawca może żądać podania innych
danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z obowiązków prawnych;

i) spełnienie obowiązków prawnych związanych z możliwym dostępem do informacji niejawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - zakończone akta postępowań sprawdzających przed wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa przechowywane będą przez 20 lat od zakończenia postępowania.

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
Odbiorcą Państwa danych osobowych są upoważnieni pracownicy Instytutu Matki i Dziecka.
Państwa dane osobowe mogą być udostępnianewłaściwym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz w ramach informacji publicznej w przypadku Państwa udziału w zamówieniach publicznych, a także na rzecz podmiotów z którymi administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych w związku z realizacja usług na rzecz administratora w zakresie swoich obowiązków służbowych na podstawie upoważnienia kancelarią prawną, dostawcą oprogramowania, zewnętrznym audytorem, zleceniobiorcą świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także bankom, kurierom, Poczcie Polskiej S.A., ubezpieczycielom.
Przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania;
b) prawo usunięcia;
c) prawo ograniczenia przetwarzania;
d) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
e) prawo do przeniesienia danych;
f) prawo do cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed jej wycofaniem.

W razie niemożności spełnienia żądania, administrator poinformuje Państwa podając podstawę odmowy niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie miesiąca od dnia żądania.

Posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych, które służą do celów spełnienia obowiązków prawnych jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych osobowych jest wymogiem umownym lub jest nieobowiązkowe.

Administrator Danych Osobowych

Oświadczenie pracownika

Ja niżej podpisana/podpisany ____________________________ oświadczam, że zostałam/zostałem zapoznana/zapoznany z powyższymi informacjami w dniu _______________________.

Czytelny podpis