Klauzula informacyjna – zatrudnieni
Pracownicy IMiD
KLAUZULA INFORMACYJNA DLA PRACOWNIKÓW
INSTYTUTU MATKI I DZIECKA
Szanowni Państwo,
Zgodnie z art. 13 ust.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dalej: RODO) informuję, iż:
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Instytut Matki i Dziecka z siedzibą w Warszawie ul. Kasprzaka 17A, 01-211 Warszawa wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, (dalej „Instytut”) reprezentowany przez Dyrektora Instytutu.
- Nadzór nad przestrzeganiem przepisów o Ochronie danych osobowych w Instytucie realizuje Inspektor Ochrony Danych. Dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej iod@imid.med.pl, telefon 22 32 77 495.
- Państwa dane osobowe są przetwarzane w formie tradycyjnej oraz elektronicznej.
- Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe niezbędne do realizacji niżej wymienionych celów:
a) bieżącej komunikacji wewnątrz i na zewnątrz Instytutu na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO – prawnie uzasadniony interes ADO w postaci kontaktowania się z Państwem i Państwa z innymi osobami w ramach wykonywania obowiązków służbowych. Dane przechowywane będą do ustania potrzeby kontaktu - po ustaniu współpracy zostanie usunięty nadany Państwu adres e-mail, ale nie zawartość skrzynki, zostanie też odebrany ewentualnie przydzielony numer telefonu służbowego;
b) spełnienie obowiązków prawnych pracodawcy, wynikających z właściwych przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) i art. 9 ust. 2 lit b) RODO przez okres czasu przewidziany dla poszczególnych obowiązków przez właściwe przepisy prawa np.:
- 50 lat od ustania stosunku pracy – dokumentacja pracownicza, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie prawa do emerytury lub renty), a w przypadku umów o pracę zawartych po dniu 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat od ustania stosunku pracy,
- po pełnym wykorzystaniu- listy obecności,
- 3 lata - wnioski urlopowe,
- 25 lat - dokumentacja związana z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo,
- 10 lat - dokumentacja związaną z innymi wypadkami i analizy wypadków i chorób zawodowych,
- 5 lat - dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek przekazane do ZUS,
- 5 latlicząc od dnia przekazania rozliczeń do ZUS - kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika do ZUS, kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz kopii imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz kopii dokumentów rozliczeniowych korygujących,
- do czasu przedawnieniazobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych - dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia,
- 5 lat - dokumentacja na podstawie, której przyznano świadczenia z ZFŚS, które to korzystały ze zwolnienia w zakresie składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
- 5 lat - dokumentacja na podstawie której przyznano świadczenia z ZFŚS, od których zostały odprowadzone składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych. dokumenty płatnicze, które są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.
c) spełnienie obowiązków wynikających z RODO np. wydawanie upoważnień lub zachowanie potwierdzenia spełnienia obowiązku informacyjnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO do upływu terminów przedawnienia kar administracyjnych nie dłużej niż 5 lat po zakończeniu stosunku pracy;
d) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO - prawnie uzasadniony interes Instytutu stanowi ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w stosunku do Państwa lub podmiotów zewnętrznych do czasu upływu terminów przedawnienia;
e) zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia poprzez monitoring video i niektórych numerów telefonów wchodzących na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO do czasu utraty przydatności tych danych nie dłużej niż 90 dni od rejestracji zapisu połączenia telefonicznego i 14 dni od rejestracji nagrania video chyba, że zarejestrowane dane stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie – w takich wypadkach dane przetwarzane będą do czasu ich prawomocnego zakończenia;
f) zapewnienie bezpieczeństwa systemu informatycznego poprzez monitoring korzystania z naszej infrastruktury informatycznej (rejestr logowań, właściwe korzystanie z udostępnionych narzędzi informatycznych w czasie pracy), rozumiane jako zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz oraz złośliwym oprogramowaniem (bliższe informacje znajdują się w klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu systemu IT) nie dłużej niż 1 rok chyba, że zarejestrowane dane stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie – w takich wypadkach dane przetwarzane będą do czasu ich prawomocnego zakończenia;
g) zapewnienie bezpieczeństwa osób i spełnienie wymogów prawa poprzez wykorzystanie wizerunku na podstawie art. 6 ust. 1 lit a) RODO i wyrażonej przez Państwo zgody do czasu utraty przydatności tej danej i najpóźniej do chwili cofnięcia zgody;
h) spełnienie obowiązków prawnych wynikających z art. 541 ust. 7, art. 618, ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny – pracodawca może żądać podania innych
danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z obowiązków prawnych;
i) spełnienie obowiązków prawnych związanych z możliwym dostępem do informacji niejawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - zakończone akta postępowań sprawdzających przed wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa przechowywane będą przez 20 lat od zakończenia postępowania.
- Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
- Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
- Odbiorcą Państwa danych osobowych są upoważnieni pracownicy Instytutu Matki i Dziecka.
- Państwa dane osobowe mogą być udostępnianewłaściwym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz w ramach informacji publicznej w przypadku Państwa udziału w zamówieniach publicznych, a także na rzecz podmiotów z którymi administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych w związku z realizacja usług na rzecz administratora w zakresie swoich obowiązków służbowych na podstawie upoważnienia kancelarią prawną, dostawcą oprogramowania, zewnętrznym audytorem, zleceniobiorcą świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także bankom, kurierom, Poczcie Polskiej S.A., ubezpieczycielom.
- Przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich sprostowania;
b) prawo usunięcia;
c) prawo ograniczenia przetwarzania;
d) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
e) prawo do przeniesienia danych;
f) prawo do cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed jej wycofaniem.
W razie niemożności spełnienia żądania, administrator poinformuje Państwa podając podstawę odmowy niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie miesiąca od dnia żądania.
- Posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Podanie danych osobowych, które służą do celów spełnienia obowiązków prawnych jest obligatoryjne. Podanie pozostałych danych osobowych jest wymogiem umownym lub jest nieobowiązkowe.
Administrator Danych Osobowych
Oświadczenie pracownika
Ja niżej podpisana/podpisany ____________________________ oświadczam, że zostałam/zostałem zapoznana/zapoznany z powyższymi informacjami w dniu _______________________.
Czytelny podpis
